表計算ソフトといえばMicrosoft Excelが有名ですが、GoogleスプレッドシートはGoogleが提供する表計算ソフトです。
GoogleスプレッドシートはExcelにない利便性があり近年ユーザーが増えてきています。
Excelは使ったことはあるが、Googleスプレッドシートは使ったことがないという方も多いのではないでしょうか。
Googleスプレッドシートはインターネット上で使用するためExcelにはない利点があります！
Googleスプレッドシートの特徴・利点について解説していきます。
読んでいただいてGoogleスプレッドシート使ってみたいと思っていただけたら幸いです。
Googleスプレッドシートとは
Googleスプレッドシートでできること
- 表計算
- 集計
- 文書作成
- グラフ
- データベース
- プログラミング（Google Apps Script）
Googleスプレッドシートは、表計算ソフトとしてExcelと基本的には同じことができます。
また、GoogleスプレッドシートにはExcelにはない特徴・利点があります。
Googleスプレッドシートの特徴
- 無料
- インストール不要/OSを問わない
- インターネット上で使用
- リアルタイム更新
- 同時編集
- コメント機能
- データ復元
- Google他アプリと親和性が高い
無料
無料で使用することができます。
Excelはソフトを購入しないといけませんが、Googleスプレッドシートは GoogleのアカウントさえあればWebブラウザー上で無料で使用することができます。
インストール不要/OSを問わない
特にインストール不要で、常に最新版を使用することができます。
Webブラウザ上で使用するので、使用するOSの種類は問いません。
インターネット上で使用
Googleスプレッドシートはインターネット上で使用します。
ここがExcelとコンセプトが大きく違うところになります。
インターネット上で使うことによってさまざまなメリットが出てきます。
- クラウドにデータ保存
データはパソコンではなくクラウド上に保存するため、パソコンのハードディスクの容量がなくて困ることもありません。 - どのPCでも、スマホでも使用可能
クラウド上にデータがあるため、どのPCでも、またスマホでも使用可能です。
いつでもどこでも閲覧、編集することが可能です。
インターネット上で使うため様々な利点がある反面、インターネット上で使用するので、インターネットを契約していないと使えません。
ただし、Googleスプレッドシートも一時的であればオフラインでも使用することはできます。
リアルタイム更新
Excelは何か編集した場合、毎回保存ボタンを押さないと保存されません。
Googleスプレッドシートは編集のたびにリアルタイムに保存されます。
Excel使っている方は「保存し忘れて作業した時間が無駄になってしまった」「PCが重たくなって落ちて保存されていない」という経験されている方も多いと思います。
Googleスプレッドではそういったことはなくなります。
同時編集
同じデータを同時に複数の人が編集することができます。
複数人で更新する場合、他の人が更新しているセルの枠変わりリアルタイムにどこを更新しているか把握することができます。
Excelでもブックの共有という機能で複数人で更新することはできます。
ただ、Excelではリアルタイムに更新されないので、同じセルを同時に別の人が違う更新をしておかしくなったりすることがあります。
Googleスプレッドではそういったことがなく同時編集に向いています。
コメント機能
セルにコメントを残すことができます。
Googleスプレッドシートのコメント機能はメモだけでなく、宛先を指定してコメントすることができます。宛先を指定してコメントすると宛先にコメントを記載したメールが送信されます。
宛先を指定してコメントすることで、特定のセルの内容確認をコメント上でやり取りできます。メールで確認依頼する場合は、どのセルの確認かわかるようメール本文に記載する必要がありますが、スプレッドシート上でやり取りできるので非常に便利です。
データ復元
Googleスプレッドシートは、リアルタイムにデータを保存しており、過去のデータに復元可能です。
間違って更新してしまったり、データがおかしくなった場合に作業前のデータに復元することができます。
Google他アプリと親和性が高い
GoogleスプレッドシートはGoogleが提供しているので、他のGoogleアプリのGmailやGoogleマップ、Googleドライブなどと親和性が高いです。
Google Apps Script（以下、GAS）というプログラミング言語を使うことによって、Googleアプリと連携とることができます。Googleアプリと連携することで、いろいろなことができるようになり作業効率があがります。
また、GoogleスプレッドシートはクラウドにデータがあるのでPCを立ち上げていなくてもGASを自動で実行させることができます。
活用事例としてこんなことができます。
- PCを立ち上げずに、決まった時間に売り上げを集計して別シートへ書き出す
- Googleスプレッドシートでタスク管理して終わっていなければGoogleチャットに送信する
- Googleスプレッドシートのデータを集計してGmailで複数の宛先に定期的に送る
かなり便利なのがお判りいただけましたでしょうか。
GoogleスプレッドシートとExcel比較
メリット・デメリット比較
メリット
・無料で使える
・複数人でリアルタイム同時更新に向いている
・常に最新版を使用できる
・PCだけでなくスマホアプリでいつでも編集可能
・容易にデータ復元できる
・Gmail等のGoogleアプリと連携して使える
デメリット
・企業間でのファイルやりとりには向いていない
・インターネットに繋がっていないと使えない
メリット
・多くの企業で使われているので企業間でのファイルのやりとりに向いている
・ユーザー数が多く、解説本も多い
・インターネットに繋がっていなくても使える
デメリット
・ソフトが有料
どちらも表計算として基本的には同じことができます。
向き不向きがありますので、使用用途によってGoogleスプレッドシート向いている人、Excelが向いている人と違ってきます。
- 複数人で同時に編集することが多い方
- 出先でスマホで確認・編集したい方
- Gmail等のGoogleアプリと連携して使いたい方
- 企業間でメールで表計算ファイルをやり取りすることが多い方
- インターネットが繋がらない環境で使用する方
GoogleスプレッドシートはExcel形式でエクスポート（出力）することもできます。
企業間でメールでやり取りするときはエクスポートでExcel形式にしてからメールで送るといったやり方もできます。
別の章でExcel形式でのエクスポートについて解説します。
以上Googleスプレッドシートの特徴を説明してきました。
Googleスプレッドシート興味を持っていただけましたでしょうか。
次の章からはGoogleスプレッドシートの使い方について説明していきます。
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